Himpasikom.id-Pelaksanaan Tes Kemampuan Akademik di jenjang SD dan SMP tidak hanya berhenti pada pendaftaran dan pengisian data peserta. Salah satu tahapan penting yang sering menimbulkan kendala justru berada pada proses unggah foto peserta. Pada praktiknya, tahap ini kerap dianggap sederhana, padahal berpengaruh besar terhadap validitas data dan kelancaran administrasi TKA.
Di banyak sekolah, jumlah peserta yang mencapai puluhan hingga ratusan membuat proses upload foto satu per satu terasa melelahkan dan memakan waktu. Masalah semakin kompleks ketika format foto tidak sesuai, ukuran file terlalu besar, atau penamaan file keliru. Akibatnya, sistem menolak unggahan atau menampilkan foto yang tidak sesuai dengan identitas peserta.
Untuk mengatasi hal tersebut, sistem TKA menyediakan metode unggah massal dengan satu file terkompres. Metode ini memungkinkan upload foto peserta TKA SD dan SMP sekaligus dalam satu langkah. Cara ini terbukti jauh lebih efisien asalkan seluruh tahapan dilakukan dengan benar dan rapi.
Sekilas Tentang Sistem Upload Foto TKA
Sistem TKA dirancang berbasis data terstruktur. Salah satu prinsip utamanya adalah pencocokan foto peserta menggunakan Nomor Induk Siswa Nasional. Artinya, sistem tidak membaca foto secara manual, melainkan mengenali foto berdasarkan nama file yang harus sama persis dengan NISN peserta.
Karena mekanisme ini, urutan kerja menjadi sangat penting. Data peserta harus sudah diimpor dan didaftarkan terlebih dahulu ke dalam sistem. Setelah itu barulah proses upload foto dapat dilakukan. Jika foto diunggah sebelum data peserta lengkap, sistem tidak akan mampu mencocokkan foto dengan identitas siswa.
Fitur unggah massal melalui file zip disediakan untuk membantu operator sekolah menghemat waktu. Namun, keberhasilan metode ini sangat bergantung pada ketepatan penamaan file, kesesuaian format foto, dan kerapian folder yang diunggah.
Persiapan Awal Sebelum Upload Foto Peserta TKA
Sebelum masuk ke tahap teknis, ada beberapa hal penting yang perlu dipastikan agar proses unggah tidak menemui hambatan.
Seluruh peserta TKA harus sudah terdaftar di sistem dan memiliki data yang valid. Periksa kembali daftar peserta, terutama kolom NISN, karena nomor inilah yang akan digunakan sebagai nama file foto.
Foto peserta harus disiapkan dengan ukuran standar 3×4 dan berbentuk potret tegak. Foto dengan orientasi miring atau landscape berpotensi ditolak atau tampil tidak sesuai.
Ukuran file maksimal untuk setiap foto adalah 1 MB. Jika jumlah peserta mencapai 100 orang, maka total ukuran file zip tidak boleh melebihi 100 MB. Pengaturan ukuran ini penting agar proses upload tidak gagal di tengah jalan.
Latar belakang foto tidak memiliki ketentuan baku secara nasional. Jika tidak ada aturan khusus dari daerah, warna latar dapat disesuaikan dengan kondisi sekolah.
Langkah-Langkah Upload Foto Peserta TKA Sekaligus
Proses upload foto peserta TKA SD dan SMP secara massal dilakukan melalui beberapa tahapan yang saling berkaitan. Setiap langkah perlu dilakukan secara berurutan agar sistem dapat membaca data dengan benar.
Menampilkan Data Peserta di Sistem
Langkah pertama adalah masuk ke halaman sistem TKA dan membuka menu data peserta. Pilih menu pendaftaran peserta, lalu tampilkan seluruh peserta dalam satu halaman.
Jika tersedia pengaturan tampilan jumlah data, atur agar seluruh peserta dapat terlihat sekaligus. Tujuannya agar NISN semua peserta mudah diakses dan disalin pada tahap berikutnya.
Tahap ini menjadi dasar karena seluruh proses penamaan file foto akan merujuk pada NISN yang tampil di layar.
Mengganti Nama Foto Sesuai NISN
- Buka folder yang berisi foto peserta di perangkat. Di sisi lain, biarkan halaman data peserta tetap terbuka.
- Salin NISN peserta pertama dari sistem. Setelah itu, klik kanan pada foto peserta yang bersangkutan, pilih rename, lalu tempelkan NISN sebagai nama file dan tekan enter.
- Langkah ini dilakukan untuk seluruh peserta satu per satu. Meskipun terlihat memakan waktu, proses ini merupakan kunci utama agar sistem dapat mencocokkan foto dengan data peserta secara otomatis.
- Kesalahan satu digit saja pada nama file dapat menyebabkan foto tidak terbaca oleh sistem.
Menggabungkan Foto dalam Satu Folder
Setelah seluruh foto berhasil diubah namanya sesuai NISN, pastikan semua file foto berada dalam satu folder yang sama.
Tidak boleh ada file lain di dalam folder tersebut, baik dokumen, subfolder, maupun file cadangan. Folder harus berisi foto peserta saja agar proses kompresi dan upload berjalan lancar.
Kerapian folder sangat memengaruhi keberhasilan proses unggah massal.
Mengompres Foto Menjadi File Zip
Blok seluruh foto di dalam folder dengan menekan kombinasi tombol Ctrl dan A. Setelah itu, klik kanan dan pilih opsi add to archive atau kirim ke arsip, tergantung perangkat yang digunakan.
Pilih format arsip zip. Beri nama file arsip sesuai kebutuhan, misalnya foto_tka_sd_smp.zip, lalu lanjutkan proses hingga selesai.
Hasil dari tahap ini adalah satu file zip yang berisi seluruh foto peserta TKA.
Masuk ke Menu Upload Foto Peserta
Kembali ke sistem TKA dan buka menu foto peserta. Di halaman ini, biasanya ditampilkan ketentuan teknis upload, seperti format zip, penamaan file berdasarkan NISN, serta batas ukuran file.
Pastikan kembali bahwa file zip yang akan diunggah sudah sesuai dengan seluruh ketentuan tersebut sebelum melanjutkan.
Mengunggah File Zip
Klik tombol browse atau pilih file, lalu cari file zip yang telah dibuat sebelumnya. Setelah file dipilih, klik open dan lanjutkan dengan menekan tombol upload.
Proses upload akan berjalan selama beberapa saat tergantung ukuran file dan kecepatan internet. Hindari menutup halaman atau menyegarkan browser selama proses berlangsung.
Tunggu hingga sistem menampilkan notifikasi bahwa upload berhasil.
Mengecek Hasil Upload Foto
Setelah upload selesai, buka kembali menu foto peserta. Periksa satu per satu apakah foto sudah muncul dan sesuai dengan identitas masing-masing peserta.
Jika terdapat foto yang tertukar, tidak muncul, atau tidak sesuai, perbaikan masih dapat dilakukan dengan mengunggah ulang file zip yang telah diperbaiki.
Tahap pengecekan ini penting agar tidak ada kesalahan data menjelang pelaksanaan TKA.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Upload Foto Massal
Proses upload foto peserta dapat dilakukan ulang tanpa batas selama masa input masih dibuka. Jika terjadi kesalahan, perbaiki file foto atau penamaannya, lalu unggah kembali file zip yang baru.
Peserta yang tidak mengikuti TKA tidak wajib memiliki foto. Sistem tetap dapat berjalan normal meskipun terdapat data peserta tanpa foto.
Tahap yang paling memakan waktu biasanya adalah proses rename foto. Namun, jika dibandingkan dengan upload satu per satu, metode massal tetap jauh lebih efisien dan aman dari kesalahan teknis berulang.
Kesalahan Umum Saat Upload Foto Peserta TKA
Beberapa kesalahan sering terjadi saat proses upload massal. Salah satunya adalah penamaan file yang tidak sesuai NISN atau masih menggunakan nama asli siswa.
Kesalahan lain adalah ukuran foto yang melebihi batas maksimal atau format file yang tidak didukung sistem. Folder yang berisi file selain foto juga kerap menyebabkan upload gagal.
Memahami kesalahan umum ini membantu operator sekolah menghindari pengulangan proses yang tidak perlu.
Manfaat Upload Foto Sekaligus dalam Satu Langkah
Metode upload foto massal memberikan efisiensi waktu yang signifikan. Puluhan hingga ratusan foto dapat diproses hanya dengan satu kali unggah.
Selain itu, risiko kesalahan akibat upload manual satu per satu dapat diminimalkan. Proses administrasi menjadi lebih rapi, terstruktur, dan mudah dikontrol.
Bagi sekolah dengan jumlah peserta besar, metode ini menjadi solusi paling realistis untuk menjaga ketepatan waktu pelaksanaan TKA.
Kesimpulan
Upload foto peserta TKA SD dan SMP sekaligus dalam satu langkah merupakan solusi praktis untuk mengatasi kendala administratif di sekolah. Dengan memanfaatkan fitur unggah massal melalui file zip, proses yang sebelumnya memakan waktu lama dapat diselesaikan dengan jauh lebih efisien.
Kunci keberhasilan metode ini terletak pada kerapian data, kesesuaian penamaan file berdasarkan NISN, serta ketelitian dalam setiap tahap. Jika dilakukan dengan benar, proses upload foto tidak lagi menjadi hambatan dalam pelaksanaan TKA.
FAQ Upload Foto Peserta TKA SD dan SMP
Apakah upload foto peserta TKA harus satu per satu
Tidak, sistem mendukung upload foto secara massal menggunakan satu file zip.
Apa syarat utama agar upload massal berhasil
Nama file foto harus sama persis dengan NISN peserta yang sudah terdaftar di sistem.
Apakah ukuran foto dibatasi
Ya, ukuran maksimal setiap foto adalah 1 MB dan total ukuran zip menyesuaikan jumlah foto.
Apakah upload bisa diulang jika salah
Bisa, upload foto dapat dilakukan ulang dengan file zip yang sudah diperbaiki.
Apakah peserta yang tidak ikut TKA wajib upload foto
Tidak, peserta yang tidak mengikuti TKA tidak diwajibkan memiliki foto di sistem.
